項目前期工作是企業(yè)向招標(biāo)機構(gòu)辦理招標(biāo)委托之前，招標(biāo)機構(gòu)應(yīng)進行的工作，這是當(dāng)前招標(biāo)工作中，十分重要的關(guān)鍵階段。它的實質(zhì)是招標(biāo)機構(gòu)能不能接受委托的問題，一個招標(biāo)機構(gòu)不注意項目招標(biāo)的前期工作，就是不注意招標(biāo)的開發(fā)工作，就無人委托你招標(biāo)，你的工作就沒有基礎(chǔ)，機構(gòu)也就不可能得到發(fā)展，甚至連存在都會發(fā)行問題。

　　項目的開發(fā)工作是隨著國家改革進程而變化的，改革開放初期，招標(biāo)是國家進中管理的一部分，推行的是審查性招標(biāo)，只有經(jīng)過國內(nèi)招標(biāo)，國內(nèi)不能中標(biāo)時，方可批準(zhǔn)進口；而現(xiàn)在在建設(shè)市場經(jīng)濟的條件下，是轉(zhuǎn)達而使用采購性招標(biāo)，在采購性招標(biāo)時，前期工作的含義，已有了很大的變化，除了要資金到位、項目合法外，主要是做好企業(yè)宣傳工作，讓企業(yè)能理解招標(biāo)的意義及給企業(yè)帶來的好處，從而在工作中與招標(biāo)機構(gòu)緊密配合，取得招標(biāo)工作的順利開展。

　　一、辦理招標(biāo)委托

　　在改革開放條件下的中國，招標(biāo)委托工作也隨著國家體制、國家產(chǎn)業(yè)政策、國家進出口政策的變化而變化的，在1992年以前的審查招標(biāo)時，用戶要向招標(biāo)機構(gòu)提供的組織貸款招標(biāo)、選點招標(biāo)等諸多方面，看發(fā)展趨勢，隨著市場經(jīng)濟的不斷完善，招標(biāo)的范圍也會相應(yīng)得到拓展擴大。

　　二、編制標(biāo)書

　�。ㄒ唬�標(biāo)書

　　標(biāo)書是一份招標(biāo)文件，是招標(biāo)采購貨物是一個對貨物性能要求、技術(shù)要求、服務(wù)要求、周期要求、商務(wù)要求等匯總?cè)�就要求的基礎(chǔ)性文件，它是一份具有法律效力的文件，是招標(biāo)制中的一個核心部分，應(yīng)該得到廣泛的注意和研究，特別要注意其通用部分和特定部分接合問題。人們平常說，招標(biāo)是一種預(yù)約采購，標(biāo)書就是把采購的各種要求、全部的條件，以約定的形式在標(biāo)書中確定，所以從數(shù)學(xué)上講，標(biāo)書就是采購方對擬采購設(shè)備要求的匯集。是預(yù)約，就要雙方都要遵守，雙方都要承擔(dān)義務(wù)。很難設(shè)想，預(yù)約會是單向閥門，只要供貨方承擔(dān)責(zé)任，不要采購方承擔(dān)責(zé)任。這是專職招標(biāo)機構(gòu)必須存在的理由，換句話說，招標(biāo)工作只要貫徹“公開、公平、公正”的原則，就必須要成立面向社會的專職招標(biāo)機構(gòu)。試想，標(biāo)書自己編，評標(biāo)自己評又要其執(zhí)行公開、公平、公正的原則，在中國當(dāng)前的條件下，是難以實現(xiàn)的。

　　為了編好標(biāo)書，首先要弄清采購設(shè)備的構(gòu)成情況。比如招標(biāo)采購機床，則就要弄清是數(shù)控機床還是普通機床，如果采購的是數(shù)控機床，那么就要確定是具有某種自適應(yīng)能力的柔性加工系統(tǒng)中的數(shù)控機床，還是作為一般加工設(shè)備的數(shù)控機床。接著可能要弄準(zhǔn)，設(shè)備加工精度的要求，當(dāng)然，這種精度不光指靈敏度，主要是講它的重復(fù)精度，當(dāng)精度要求達到一定水準(zhǔn)時，比如達到微米或十分之幾微米時，則要求恒溫，以及溫度受控的變化范圍等。接著就可能涉及使用什么樣加工軟件，有沒有后置處理程序，否則一些工藝條件，比如冷卻液、潤滑劑、退刀、進刀等具體工藝問題，就不好處理。此外還要涉及采購的數(shù)量，是單臺還是多臺，對該設(shè)備的材質(zhì)的要求如何。再則，設(shè)備安裝、調(diào)試、培訓(xùn)、保養(yǎng)、消耗件、易損件，及一般零配件的要求、設(shè)備制造標(biāo)準(zhǔn)、檢驗標(biāo)準(zhǔn)的要求。該設(shè)備有沒有專利保護，專有技術(shù)方面的問題，這里僅就數(shù)控機床的采購要求作了一個簡單剖析，每一行業(yè)都有其特定的要求，比如化工設(shè)備，可能要多考慮防火、防爆、防靜電、防腐蝕等方面的要求；總之考慮要盡量地細致、全面，執(zhí)行起來就越順當(dāng)。機電設(shè)備門類繁多，只有多積累，多調(diào)查，多思索，才能深入出，編出一份好標(biāo)書。

　　（二）標(biāo)書的特點

　　1、詳：叫做百密不漏。就是在編標(biāo)書時應(yīng)該考慮的都要考慮到，即使當(dāng)時不能確定具體要求，也應(yīng)把考慮了的要求提出來。想到了，但不能確定的也應(yīng)該把想到了的提出來，讓投標(biāo)者根據(jù)自己的經(jīng)驗來建議。有時一個細微疏漏，也可能造成被動，比如只注意設(shè)備的技術(shù)性能而忽略其整體幾何尺寸，最后設(shè)備可能進不了廠房的門，進了門可能又沒有適合的面積來安裝調(diào)試。考慮報價要求時可能對設(shè)備報價都提出了要求，偏偏把分項報價忽略了，這都會對實際工作帶來困難。2、準(zhǔn)：就是標(biāo)書對各項采購要求，表意準(zhǔn)確，是什么就是什么，一是一，二是二，不允許使用大概、大約等無法確定的語句，表達上的含混不清，就會造成理解上的差異。

　　3、簡：一份標(biāo)書要求簡捷，就是要把多余的字，多余的句，多余的話刪掉，不要委婉描述，不要字句堆砌，以最簡單的話，把采購的目的、采購要求、采購進度、采購的服務(wù)等說得簡單、明了。特別要防止重復(fù)，不要在某一部分說清楚了的事，又在另外章節(jié)中復(fù)述。弄得不好，可能意義不盡相同，造成自相矛盾的被支狀態(tài)。

　　三、招標(biāo)文件的制作

　　招標(biāo)文件制作方式可以用一句話來概括：“分工制作，一家總成。”分工制作，是指對招標(biāo)文件的名部分，大家分工合作，發(fā)揚各自特長來制作，業(yè)主、設(shè)計單位對設(shè)備的技術(shù)要求，即對標(biāo)書的技術(shù)部分負(fù)責(zé)，對外窗口，則負(fù)責(zé)商務(wù)條款的制定，通用部分及總成任務(wù)由招標(biāo)機構(gòu)負(fù)責(zé)。在一般條件下，標(biāo)書，可以粗略地分為三個部分，第一部分，是通用部分，內(nèi)容包括投標(biāo)邀請與投標(biāo)須知；第二部分，標(biāo)書的技術(shù)部分；第三部分是商務(wù)合同。第一部分，通常由招標(biāo)機構(gòu)負(fù)責(zé)編制，第二部分由業(yè)主（包括設(shè)計單位）同招標(biāo)機構(gòu)進行編制。第三部分由項目的對外窗口，即進出口外貿(mào)公司負(fù)責(zé)。三部分編制結(jié)束后，由招標(biāo)專職機構(gòu)邀請各方面，特別是技術(shù)方面的專家對標(biāo)書進行審查，這期間不但要對標(biāo)書的技術(shù)部分，而且對商務(wù)、法律上的問題進行核定，把不正確、不準(zhǔn)確的地方一一列出，予以改正。再把須增加的部分列出，予以完善，因為一般條件審定時，業(yè)主的技術(shù)負(fù)責(zé)也在場�？梢援�(dāng)場敲定，而且還要對英文的表述是否正確、準(zhǔn)確進行敲定，這種審定程序十分重要，對一些重大項目的招標(biāo)必須堅持審定標(biāo)書的制度，沒有這一條，標(biāo)書的質(zhì)量難以保證，整個招標(biāo)賴以為基準(zhǔn)的標(biāo)書上產(chǎn)生問題，招標(biāo)工作不可能取得令人滿意的結(jié)果。三部分內(nèi)容確定后，由招標(biāo)機構(gòu)負(fù)責(zé)總成�？偝蓵r要注意紙張質(zhì)量、復(fù)印質(zhì)量、裝訂質(zhì)量（頁碼順序）和加工成本。那么標(biāo)書的三大部分，特別是技術(shù)標(biāo)書究竟包含了那些具體內(nèi)容，這里作一簡要的介紹：

　�。ㄒ唬┩稑�(biāo)邀請

　　這是標(biāo)書目錄后，首先見到的文字，這是一份通知的短函，內(nèi)容為：有什么樣的單位，對什么項目，對某某種、某某類設(shè)備，進行某種方式的國際（或國內(nèi)）招標(biāo)，歡迎有制造能力，有供貨能力的廠商參加投標(biāo)競爭，并標(biāo)明招標(biāo)機構(gòu)聯(lián)系人的姓名、工作地址、聯(lián)系電話，說明投標(biāo)人如何與其聯(lián)系。還需指明，投標(biāo)人如果參加競爭，投標(biāo)人應(yīng)將密封的投標(biāo)文件于某月某日某時前，投遞到某地。還應(yīng)告訴受邀人，于何時、何地開標(biāo)。亦可另行通知。

　�。ǘ�）投標(biāo)人須知

　　1、投標(biāo)人應(yīng)按所投設(shè)備金額的2%，提交保證金，這叫投標(biāo)保函，可以是支票、現(xiàn)金，但常見的是由銀行，主要是中國銀行出具的保函。

　　2、投標(biāo)書組成要求，要求投送五套投標(biāo)書，一份正本，四份副本。

　　3、投標(biāo)文件做成后以密封形式，交送到什么地方去。

　　4、投標(biāo)人購得標(biāo)書后，在制作標(biāo)書過程中發(fā)生疑問，與何人聯(lián)系、聯(lián)系人姓名、單位、工作地址與電話。

　　5、投標(biāo)人送達投標(biāo)文件，有效期通常為120天。

　　6、開標(biāo)時間與地點（亦可另行通知）

　　7、采購貨物一覽表格形式給出，內(nèi)容包括：序號、貨物名稱、數(shù)量、主要技術(shù)規(guī)格、交貨期、交貨地點。

　　（三）澄清

　　對于招標(biāo)文件的澄清，要求投標(biāo)人在截止投標(biāo)期前15天，以正式書面形式向招標(biāo)機構(gòu)提出，招標(biāo)機構(gòu)將及時地給予書面答復(fù)（有些內(nèi)容，確在必要，招標(biāo)機構(gòu)還應(yīng)以書面形式通知標(biāo)書的購買者，以免由于對標(biāo)書理解上的差異，而引起投標(biāo)結(jié)果的改變，否則會令人感到不公引起糾紛）。

　　四、投標(biāo)文件編寫要求

　　1、語言約定，國際招標(biāo)時，外國投標(biāo)者的投標(biāo)文件，應(yīng)以英文書寫，國內(nèi)投標(biāo)者，應(yīng)以中文書寫。

　　2、投標(biāo)文件的組成，投標(biāo)人準(zhǔn)備的投標(biāo)文件的主要內(nèi)容應(yīng)有：

　�。�1）開標(biāo)一覽表

　�。�2）投標(biāo)函

　�。�3）投標(biāo)報價單

　　（4）規(guī)格、性能及技術(shù)參數(shù)偏差表

　�。�5）投標(biāo)人推薦的選件清單

　　（6）投標(biāo)資格證明文件

　　（7）投標(biāo)保證書

　�。�8）投標(biāo)文件資料清單

　　（9）投標(biāo)貨物符合文件規(guī)定的證明文件

　　3、投標(biāo)報價要求投標(biāo)人在投標(biāo)報價單上寫明擬提供貨物的單價總價，如單價與總價不符，以單價為準(zhǔn)。

　　招標(biāo)機構(gòu)不接受任何有選擇的報價，每一種貨物只能有一個報價。

　　4、投標(biāo)人資格證明。投標(biāo)人須提供資料證明其具有投標(biāo)資格，及履行合同的能力。投標(biāo)人資格證明，是投標(biāo)文件必要組成部分。

　　5、投標(biāo)保證金。投標(biāo)人須提交投標(biāo)總價2%的投標(biāo)保證金，投標(biāo)保證金用于保護本次招標(biāo)免遭投標(biāo)人的行為引起的風(fēng)險。保證金以下述幾種方法之一給出：

　�。�1）銀行保函，由外國銀行開具（須經(jīng)中國銀行校核其簽章），且以招標(biāo)文件中附件格式提供，其有效期，應(yīng)比投標(biāo)文件的有效期長30天，即達到120天。也可以由中國銀行或中國其他銀行開具，有效期也是120天。

　�。�2）銀行支票或匯票

　　不交投標(biāo)保證金的投標(biāo)將被拒絕。招標(biāo)機構(gòu)向落標(biāo)的投標(biāo)者發(fā)出“落標(biāo)通知書”并退還其投標(biāo)保證金。中標(biāo)方投標(biāo)保證金，在中標(biāo)人簽訂中標(biāo)貨物商務(wù)合同并交納履約保證金和中標(biāo)服務(wù)費后，予以退還。

　　若投標(biāo)人在投標(biāo)有效期內(nèi)，撤回投標(biāo)；或不能按要求的時間、地點與采購方簽訂合同，不能提供履約保證金，不能提供支付中標(biāo)服務(wù)費承諾的，均可能沒收其投標(biāo)保證金。

　　6、投標(biāo)文件的有效期。從開標(biāo)之日起，有效期為90天。在特殊條件下，投標(biāo)機構(gòu)可于投標(biāo)有效期之前，要求投標(biāo)人同意延長有效期（以書面形式），投標(biāo)人可以拒絕上述要求而不會沒收投標(biāo)保證金，但若同意延期，則既不能要求也不允許修改投文件，相應(yīng)地，其投標(biāo)保證金的有效期，也應(yīng)延長。上述有關(guān)退還和沒收保證金的規(guī)定，在投標(biāo)延長期內(nèi)，繼續(xù)有效，繼續(xù)執(zhí)行。

　　7、投標(biāo)文件的簽署及規(guī)定：投標(biāo)文件由一份正本四份副本組成，應(yīng)標(biāo)明“正本”“副本”字樣。若有差異，以正本為準(zhǔn)。

　　投標(biāo)文件要打印，且要由法人代表，或經(jīng)正式授權(quán)的投標(biāo)人代表簽字。

　　除投標(biāo)人確認(rèn)的，對標(biāo)書的錯處進行必要修改外，這種修改，要由投標(biāo)人在修改處簽字確認(rèn)外，投標(biāo)文件不允許有加行、涂抹、刪節(jié)、改寫。投標(biāo)人以電話、電報、電傳方式的投標(biāo)，概不接受。

　　8、質(zhì)量保證：

　�。�1）賣方應(yīng)保證提供的貨物是全新的未曾使用的，采用的最佳材料和一流工藝制造的，（2）符合合同規(guī)定的質(zhì)量規(guī)格和性能要求的。

　�。�3）賣方應(yīng)保證貨物經(jīng)過正確安裝，正常操作和保養(yǎng)，在貨物壽命期內(nèi)運轉(zhuǎn)良好。

　�。�4）在有故障的條件下，賣方在30天內(nèi)，除招標(biāo)文件另有規(guī)定者外，免費修理或更換有缺陷的零件、部件、甚至整機。

　　9、索賠。當(dāng)賣方供貨與合同規(guī)定不符時，買方應(yīng)于質(zhì)量保證期內(nèi)，于檢驗、安裝、調(diào)試、驗收、測試、試運行期內(nèi)，提出索賠，主要的解決辦法有：

　�。�1）賣方同意買方拒收貨物，退還買方拒收貨物的金額，且以合同規(guī)定的貨幣返還賣方承擔(dān)這期間發(fā)生一切費用和損失，包括利息、運輸、保險、倉儲、保管、裝御及其他的有費用。

　�。�2）根據(jù)貨物低劣程度和受損程度，經(jīng)協(xié)商，雙方同意降低貨物的價格。

　　（3）更換有缺陷的零件、部件或整機，或修理有缺陷的部分，使之達到合同條款的質(zhì)量、規(guī)格和性能要求，賣方承擔(dān)一切費用與風(fēng)險，并負(fù)擔(dān)買方遭受的一切直接損失。同時，賣方應(yīng)相應(yīng)延長更換貨物的質(zhì)量保證期。

　　（4）若買方提出索賠要求30日后，賣方未予答復(fù)，則視該索賠要求已為賣方所接受。若賣方未能在30日內(nèi)或經(jīng)買方同意延長的一定時間內(nèi)，按買方同意的上述一種方法處理索賠事宜，買方則在付款尾數(shù)，或賣方的履約保證金中扣回索賠金額。10、稅費

　�。�1）根據(jù)中國政府的現(xiàn)行稅法，向買方征收的與有關(guān)執(zhí)行本合同的一切稅費，由買方負(fù)責(zé)支付。

　　（2）根據(jù)中國政府的現(xiàn)行稅法，向賣方征收的與執(zhí)行本合同的一切稅費，由賣方負(fù)責(zé)支付。

　�。�3）發(fā)生中國境外的，與履行本合同有關(guān)的一切稅費，由賣方負(fù)責(zé)。

　　11、仲裁：在執(zhí)行合同過程中，發(fā)生與合同有關(guān)的爭端時，雙方首先應(yīng)通過友好協(xié)商，達成雙方都能接受的解決辦法。在60天內(nèi)，雖經(jīng)協(xié)商不能達成協(xié)議，應(yīng)提交仲裁。

　�。�1）在國際招標(biāo)時，除國外投標(biāo)商在投標(biāo)文件中提出了其他仲裁方式，且已為買方仲裁委員會（CLETAC）根據(jù)其仲裁程序或規(guī)則予以仲裁。仲裁的正式語言是英語。國內(nèi)貿(mào)易爭端由國家工商行政管理局及其所屬系統(tǒng)根據(jù)其仲裁程序和規(guī)則進行。

　　（2）仲裁裁決為最終裁定，對雙方均有約束力。

　�。�3）除另有規(guī)定外，由敗訴方負(fù)擔(dān)仲裁費用。

　�。�4）除有仲裁爭端部分外，合同的其他部分，應(yīng)不受仲裁影響，繼續(xù)按合同規(guī)定執(zhí)行。

　　五、招標(biāo)信息及標(biāo)書的傳遞

　　1．發(fā)布項目的招標(biāo)信息，登載招標(biāo)公告，或者發(fā)布招標(biāo)預(yù)告。作為國際公開招標(biāo)，招標(biāo)公告必須選擇一份對國外發(fā)行的媒體上公布。一般是在《人民日報》海外版上發(fā)布。時間擬選在標(biāo)書制作完成之前，7~10天左右，要這么做的原因是讓世界各國有制造這些設(shè)備能力的制造商或供貨商，能及時地通過媒介而掌握招標(biāo)采購項目的信息，及決定自己單位參不參加這次競爭，則時間上也來得及購買標(biāo)書，如自己公司在北京或在中國有代理機構(gòu)，可通過他們來購買標(biāo)書，如沒有代理機構(gòu)，亦可委托某辦事處、代理處為其代購，再不行，亦可通過郵件、函購。招標(biāo)機構(gòu)這么做的目的有二條：首先希望世界各國的制造商代理商能來參加競爭，滿足業(yè)主能買進價廉物美的貨物的初衷，其次也表現(xiàn)中國政府參加世貿(mào)組織的決心，中國堅持開放政策的決心，使政策的透明度得以體現(xiàn)，使中國在貿(mào)易往來中堅持“非歧視性”原則得以體現(xiàn)，小小一個公告，其涵義非同一般。

　　2．發(fā)出邀請函，這是公告的一個重要補充，因為一種信息載體的發(fā)行范圍總是有限的，由于資金上的限制，我們也不可能天天登同一公告，如有些著名的、信譽又好的制造商、代理商沒有看到公告，就可能出現(xiàn)錯過機會的問題，招標(biāo)機構(gòu)根據(jù)業(yè)務(wù)經(jīng)驗積累和掌握的一些情況，可以對著名的制造商、代理商發(fā)出專門邀請，促進其參加投標(biāo)。比如要采購壓縮機，則英格索蘭、AC、新庇隆、石川島、三菱等公司應(yīng)該通知，如DCS系統(tǒng)（計算機集中控制系統(tǒng)）則應(yīng)通知抗尼維尼、橫田等約十個左右的單位，這樣工作量不大，使對方看到你重視他、尊重他，故而參加競爭積極性也高，這是必須堅持的方法。

　　在我國，由中國機電設(shè)備招標(biāo)中心創(chuàng)辦“中國招標(biāo)”刊物，這是我國惟一以發(fā)布招標(biāo)標(biāo)訊為主要內(nèi)容的專業(yè)周刊。中國機電設(shè)備招標(biāo)系統(tǒng)范圍內(nèi)30多個招標(biāo)機構(gòu)的招標(biāo)信息、公告、預(yù)告、消息都集中在這一刊物上發(fā)布，同時還發(fā)布世界銀行貸款項目信息，所以《中國招標(biāo)》的服務(wù)范圍很廣。

　　3．標(biāo)書價格的確定。這是一個很具體很現(xiàn)實的問題，現(xiàn)在一般定價，沒有具體規(guī)定，隨意性很大。正確地考慮這個問題時，是否可考慮非贏利原則和設(shè)備的價格和出售的份數(shù)，統(tǒng)籌考慮。堅持標(biāo)書售出的收入扣除制作成本略有盈余的作法。若一臺100萬美元的設(shè)備，其標(biāo)書售價應(yīng)在30~80美元之間考慮。

　　4．發(fā)售標(biāo)書的注意事項。發(fā)售標(biāo)書是一個很細致的工作，因為這期間招標(biāo)機構(gòu)將給予各代理商，制造商廣泛接觸的時間，對形成招標(biāo)機構(gòu)的形象相當(dāng)重要。首先一條，只要開始發(fā)售標(biāo)書，除節(jié)假日，又休日，在工作時間內(nèi)，都要有專人負(fù)責(zé)值班，為了防止發(fā)售標(biāo)書過程中可能發(fā)生的混亂，總是要按先后順序讓購買者登記，有人為了掌握自己究竟有哪些競爭者，頭幾天不來買標(biāo)書，等到賣得差不多了，他才來買，一登記，前面購買者的情況，一覽無遺，使先購者遭損，為了防止這種現(xiàn)象，也為了防止這種現(xiàn)象引發(fā)的“串標(biāo)”現(xiàn)象，應(yīng)該設(shè)計一種登記卡，每一標(biāo)書購買者填寫一張，登記完，即取出，單另成冊，這對購標(biāo)書者，即潛在投標(biāo)者不公布，這樣做，就有效地防止了“串標(biāo)”，哄抬標(biāo)價的現(xiàn)象，保證了招標(biāo)工作公平有序地進行。

　　5．標(biāo)書售出后澄清。標(biāo)書售出后，潛在投標(biāo)者將研究和消化、理解標(biāo)書，當(dāng)有疑問時，必然要向聯(lián)系人詢問，以求獲得澄清。每次詢問，均應(yīng)有記錄，能當(dāng)時解答的，就及時解答，不能及時答復(fù)，以后也要答復(fù)，凡屬重要一點的詢問，應(yīng)該正式地以書面形式答復(fù)，這種答復(fù)應(yīng)被視為招標(biāo)文件的一個組成部分，而且這一書面答復(fù)，亦應(yīng)寄給所有標(biāo)書的購買者，以防止對標(biāo)書產(chǎn)生理解上的差異。6．發(fā)售標(biāo)書，前面已經(jīng)講過要在發(fā)售前一周到10天的時間，發(fā)布招標(biāo)公告好讓潛在投標(biāo)者作購買不購買標(biāo)書、委托誰去做代理的準(zhǔn)備時間，那么標(biāo)書的發(fā)售的截止時間呢，選在什么時間適宜呢？從理論上講，在開標(biāo)前都應(yīng)該允許購買標(biāo)書，但實際上又不合情理，因為做標(biāo)書需要一定時間，遇到這類問題怎么辦，叫做具體問題，具體處理。標(biāo)書發(fā)售較長時間后，有人還要購買標(biāo)書，我們要問清其購買目的。同時要說明，招標(biāo)工作嚴(yán)格，很規(guī)范，要按標(biāo)書要求提供滿意的產(chǎn)品來投標(biāo)，要投入相當(dāng)大的力量，組織一定專業(yè)人員做較長時間的細致。還要申明，我們在所有投標(biāo)者面前是一視同仁的，不會因為其準(zhǔn)備時間短而有什么照顧的。如果購買者的目的，不是針對這一次招標(biāo)的，只是想通過某一份具體的標(biāo)書，來了解中國招標(biāo)的真實的運作情況及標(biāo)書的內(nèi)容，以便將來投標(biāo)時參考，是作為資料來處理的，這時就應(yīng)該予以理解與支持，將標(biāo)書售給他。

　　7．從發(fā)售標(biāo)書到開標(biāo)，這段時間，是我們留給投標(biāo)者消化和制作投標(biāo)文件的時間，這段時間的長短是很重要的，留的時間太短，則投標(biāo)者準(zhǔn)備時間不夠，投標(biāo)文件必然粗糙不細致，甚至產(chǎn)生遺漏，這樣就增加了詢標(biāo)、評標(biāo)的難度，有可能導(dǎo)致一些優(yōu)質(zhì)貨品落標(biāo)，對于采購設(shè)備的業(yè)主不利，招標(biāo)的效果也不會好。反之，中間留的時間過長，延長了招標(biāo)周期，也就是延長了設(shè)備采購周期，對項目按期投產(chǎn)不利。總之這一問題事先要統(tǒng)籌考慮，我們主要根據(jù)設(shè)備的采購量和設(shè)備的復(fù)雜性來考慮的，一般講，一個中等復(fù)雜的項目招標(biāo)，投標(biāo)者制作投標(biāo)文件的時間為1個月，對復(fù)雜設(shè)備，或生產(chǎn)線性質(zhì)的成套設(shè)備，應(yīng)該有1.5~2月的準(zhǔn)備時間，大型成套，復(fù)雜性很高的設(shè)備一般也不宜超過3個月。這樣，從時間上說，標(biāo)書編成之后從發(fā)售時計算，到招標(biāo)結(jié)束，發(fā)出中標(biāo)通知，簽訂經(jīng)濟合同，一般一次招標(biāo)時間約為3~4個月。對比一般采購而言，在時間上，效率也是相當(dāng)高的。

　　六、組建評標(biāo)委員會

　　評標(biāo)委員會也叫評標(biāo)專家委員會。它是由招標(biāo)機構(gòu)，聘請各方面專家組成，獨立實施評標(biāo)職能的組織。它不同于利用世界銀行等國際金融組織貸款項目，由行政部門組成的國家評標(biāo)委員會，由行政部門一家一人組成的國家評標(biāo)委員會，又行使一票否決的原則，它行使的是對項目下采購方案進行審查，這涉及多方利益，不易統(tǒng)一，所以一份招標(biāo)文件，要經(jīng)過很長時間方可報送到世行有關(guān)部門去，世行能否批準(zhǔn)同意，那又是另一回事。我們不同，我們是利用國內(nèi)外匯招標(biāo)采購，在招標(biāo)工作中，組成有技術(shù)、管理、經(jīng)濟和法律等方面專家組成評標(biāo)委員會，對投標(biāo)文件按我們的評標(biāo)原則評定也是保證機電設(shè)備招標(biāo)“公正”“權(quán)威”的根據(jù)之所在。國務(wù)院于1985年以國發(fā)13號文批準(zhǔn)成立的中國機電設(shè)備招標(biāo)中心，之所以能本著“公開”“公平”“公正”的原則，在全國有計劃有步驟地開展和推進招標(biāo)工作，嚴(yán)格招標(biāo)程序，規(guī)范招標(biāo)工作，依靠專家，依靠企業(yè)，依靠社會，取得了很好的社會效益與經(jīng)濟效益，深得國際與國內(nèi)，投標(biāo)與招標(biāo)雙方的看重與信任，主要是通過招標(biāo)評標(biāo)實踐，組成了一支龐大的、有權(quán)威的評標(biāo)專家隊伍，正是這近萬名專家的努力工作，保證了招標(biāo)工作的順利與成功，這也是中國機電設(shè)備招標(biāo)系統(tǒng)成功的奧秘所在。現(xiàn)在把評標(biāo)委員會職責(zé)、組成和工作方法介紹如下，有些內(nèi)容是規(guī)定的，必須這么做的，機電招標(biāo)系統(tǒng)都要執(zhí)行的，有的部分，則可因項目條件、客觀情況、主觀原因，而相機行事的，規(guī)定的很重要，沒有規(guī)定的就不一定不重要。

　�。ㄒ唬┰u標(biāo)委員會，也叫評標(biāo)專家委員會，簡稱評委會

　　依國家規(guī)定，“招標(biāo)機構(gòu)負(fù)責(zé)評標(biāo)委員會的組建工作”�！霸u委會由招標(biāo)機構(gòu)的代表和技術(shù)、經(jīng)濟、法律等方面的專家組成，需方全權(quán)代表也可參加評委會”，“評委會的組成人數(shù)應(yīng)不少于5人”，“其成員須經(jīng)需方認(rèn)可”�！霸u委會負(fù)責(zé)評標(biāo)工作，并對評情況嚴(yán)格保密。”“評委會應(yīng)當(dāng)全面充分地審閱研究投標(biāo)文件�！薄罢J(rèn)真聽取需方和投標(biāo)方的意見，并有權(quán)要求投標(biāo)方代表對投標(biāo)文件不明確的地方進行解釋�！痹u委會綜合比較各投標(biāo)設(shè)備性能、質(zhì)量、價格、交貨期和投標(biāo)方的資信情況等因素，依據(jù)公正、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t和招標(biāo)文件的要求，進行評標(biāo)，綜合評價出中標(biāo)方優(yōu)選方案�！安荒鼙ＷC最低報價的投標(biāo)最終中標(biāo)�！边@里是國家經(jīng)貿(mào)委1996年11月8日，王忠禹主任簽發(fā)的第一號委令，“機電設(shè)備招標(biāo)投標(biāo)管理辦法”中關(guān)于評標(biāo)委員會的有關(guān)規(guī)定。從中可以看出，評委會是我國招標(biāo)評標(biāo)工作行為的主體，不是別的什么組織，只能由“評委會”進行評標(biāo)，“綜合評價出中標(biāo)方優(yōu)選方案”。評委會的人員隨招標(biāo)項目而組建，項目不同人員不同，但原則不變，形式不變。要知道評委會是由招標(biāo)機構(gòu)組建的，選擇什么樣的專家，對招標(biāo)評標(biāo)活動影響深遠，選得好，可以事半功倍，易于做到招標(biāo)機構(gòu)、需方與專家的共識，達到意見的廣泛一致。如選得不好，可以走過場，可以表面應(yīng)付，使得大家產(chǎn)生隔閡，甚至使招標(biāo)失敗。那么怎樣組建評委員，是招標(biāo)過程碰到的第一個重大問題。評標(biāo)的專家應(yīng)具備什么樣條件呢？首先考慮的壓倒一切的條件是專家在行業(yè)技術(shù)方面的權(quán)威性。評委會拿出綜合評價的優(yōu)選方案時，首先要確保其技術(shù)正確性，拿不出技術(shù)正確的中標(biāo)優(yōu)選方案，評委會的組建就失敗了。只有評委會在技術(shù)上、專業(yè)上有較高的（或很高的）水平，才能拿出有權(quán)威的中標(biāo)方案。這個問題是個形象問題，對招標(biāo)投標(biāo)雙方都具有較大的重要性。有了這個條件，才有發(fā)言權(quán)。所有具備向國外采購設(shè)備能力的大單位，其設(shè)備主管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)備采購人員都有多年工作經(jīng)驗，而且都有相當(dāng)學(xué)歷和專業(yè)知識，評委會沒有行業(yè)技術(shù)權(quán)威，連他們也不好說服，所以評委會在專業(yè)上有否建樹，是我們選擇評委會專家最重要的一個條件。第二是評委會的代表性，當(dāng)然這是在第一個條件基礎(chǔ)上考慮的代表性，凡屬重要一點的項目，應(yīng)有項目設(shè)計單位的代表參加，根據(jù)我們具體工作的體會，只有設(shè)計部門的主設(shè)計人，充當(dāng)評委會詢標(biāo)工作的主詢標(biāo)人是最合適的。首先項目是他們設(shè)計的；項目的成敗榮辱，項目建成后，技術(shù)水平的高低，項目單位與設(shè)計單位是聯(lián)系在一起的，保證項目的順利投產(chǎn)達產(chǎn)，保證項目的高科技含量，保證項目的投入產(chǎn)出比很高，經(jīng)濟與社會效益均好，是設(shè)計者追求的目的，也是他們向國家、社會和設(shè)計項目承擔(dān)的責(zé)任，在這一點上與招標(biāo)的目的是一致的，這也就是我們?yōu)槭裁磮猿衷u委會里要設(shè)計部門代表，而且在詢標(biāo)期間充當(dāng)詢標(biāo)人的主要原因。事情總是一分為二的，設(shè)計部門在長期工作中，與國內(nèi)外一些供貨單位關(guān)系密切，選配設(shè)備時往往有傾向性，這是要引起注意的。評委會邀請一些管理部門的代表參加，一是使他們通過親身實踐了解招標(biāo)的運作過程，體會招標(biāo)特點，體會招標(biāo)的競爭性和科學(xué)性，從而理解公開、公平、公正的評標(biāo)原則，招標(biāo)工作是利國利民的大好事，可以在今后他們進行管理工作時可以更好地推動招標(biāo)事業(yè)的發(fā)展，另一方面也可以對引進設(shè)備，對國外制造商進一步了解和掌握，使行業(yè)管理與國家產(chǎn)業(yè)政策執(zhí)行能協(xié)調(diào)運作，從而提高行業(yè)管理水平。第三條，所有投標(biāo)文件，按我們規(guī)定，都是用英語書寫，因此選擇評標(biāo)專家的另一基本條件是要具備較高的外語水平。當(dāng)然還有其他一些條件，比如對國內(nèi)外貿(mào)易實際的了解與信息的準(zhǔn)確及設(shè)備實踐的使用經(jīng)驗等也很重要，但主要的是前面的三條。（二）評委會的職責(zé)

　　1．主要的幾個評委，在編制標(biāo)書時即已投入工作了，當(dāng)時主要是審定標(biāo)書，特別是其技術(shù)部分，看它是否按照編制標(biāo)書的要求工作時，有否錯誤，有否遺漏，看其技術(shù)上的正確性與完整性，審定標(biāo)書是保證標(biāo)書質(zhì)量，保證招標(biāo)成功的重要一環(huán)，只有經(jīng)過審定了的，無差錯的標(biāo)書才能發(fā)售，不經(jīng)審定，倉促、應(yīng)付、貿(mào)然決定，發(fā)售標(biāo)書，是對招標(biāo)工作不負(fù)責(zé)的行為，許多麻煩可能由此而不斷產(chǎn)生。

　　2．審閱投標(biāo)文件，憑藉專家多年專業(yè)知識判斷各投標(biāo)文件對招標(biāo)文件的響應(yīng)程度和偏離程度，并確定各份投標(biāo)文件的需要澄清的問題，是評委會的第二項主要工作。依據(jù)評委會集體意見，制定詢標(biāo)方案，并且進行適當(dāng)分工，積壓自承擔(dān)詢標(biāo)任務(wù)。

　　3．進行評標(biāo)，評標(biāo)工作是招標(biāo)工作整個過程中最敏感，最神秘，最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，也是衡量評委會水平的標(biāo)志，要求評委會不但要對全部投標(biāo)文件進行綜合評價，即評價其投標(biāo)產(chǎn)品技術(shù)上提出的優(yōu)劣，還要從價格、維護、操作、壽命、培訓(xùn)、服務(wù)、零配件供應(yīng)、資信、業(yè)績等諸多方面進行綜合平衡。給予分析后的舍取意見，從眾多投標(biāo)者中評出前第1，第2名（有時也有第3名）的優(yōu)選意見，按1號令的說法，叫做“綜合優(yōu)選方案”。

　�。ㄈ�）在評標(biāo)過程中，招標(biāo)專職機構(gòu)的工作要注意的問題

　　1．首先要保證評委會工作不受干擾。評委會負(fù)責(zé)評標(biāo)工作是國家授予的權(quán)力。大家知道當(dāng)前市場經(jīng)濟建立不久，又不完善，法制不健全，從業(yè)人員經(jīng)驗不足，有權(quán)的用權(quán)，有錢的用錢，有人的用人，總之，不正之風(fēng)猖獗，為了保證招標(biāo)工作的公正性，就要敢于堅持原則，敢于按國際慣例辦事，排除一切干擾，這是評委會正常工作的最基本的條件。在實際工作時，一般要選擇一個能實行半封閉狀態(tài)的環(huán)境，讓專家安心工作，既能使招標(biāo)工作運行自如，又能嚴(yán)格保密，不允許任何人，在此期間與投標(biāo)人私下接觸，保證“公開、公平、公正”的原則的貫徹執(zhí)行。2．對全體參與招標(biāo)工作的人員的紀(jì)律要求，一視同仁，按評標(biāo)期間的紀(jì)律規(guī)定辦事。強調(diào)內(nèi)外有別，強調(diào)工作的重要性，為國家服務(wù)，對項目負(fù)責(zé)。這種約法也好，紀(jì)律要求也好，主要強調(diào)，堅持兩個字“保密”，招標(biāo)不保密，就不要招標(biāo)，這是命根子，不能不堅持。

　　3．在工作中做好計劃性，做好為專家服務(wù)工作，保證專家生活上的需要。招標(biāo)機構(gòu)不但要做好預(yù)備會的準(zhǔn)備，做好評委分工，做好標(biāo)書保管，做好標(biāo)書在專家手中的運作安排，總之，加強組織能力，使評標(biāo)工作像一架調(diào)好的機器一樣，能準(zhǔn)確、協(xié)調(diào)、有節(jié)奏地運轉(zhuǎn)。七、接受標(biāo)書工作

　　投標(biāo)截止時間一般都規(guī)定在開標(biāo)前1~2小時，所以在開標(biāo)前接受標(biāo)書問題，應(yīng)特別引起注意。因為，截止標(biāo)書以前一段時間工作復(fù)雜，容易出差錯。一般作法為，首先根據(jù)招標(biāo)文件的數(shù)量，決定接標(biāo)工作分一個組（2~3人）還是分兩個組好（4~6人），再加上個管財務(wù)工作人員，接受保函。每一個組由1~2名招標(biāo)機構(gòu)的人，一名公證組成。先確定接受標(biāo)書的地方，這地方既要便利工作，有路標(biāo)，使投標(biāo)者能找到投標(biāo)地點，還要有把接受的標(biāo)書有序安放的地方。當(dāng)投標(biāo)者投遞標(biāo)書時，招標(biāo)機構(gòu)把事先印好的接受標(biāo)書的登記表，內(nèi)容應(yīng)該有投標(biāo)單位，投標(biāo)時間，標(biāo)書數(shù)量，標(biāo)書所投設(shè)備的分包數(shù)，投遞者的姓名，聯(lián)系地址與聯(lián)系電話。經(jīng)查驗，投標(biāo)文件是密封而完整的，然后雙方在登記表上簽字，登記表一式兩份，招標(biāo)機構(gòu)的代表、投標(biāo)方代表、公證員分別簽字，招投標(biāo)方各執(zhí)一份。開標(biāo)前，還是將全部投標(biāo)資料按順序移到會場，這中間一份也不能亂，也不能少，如少了一份，可就出大麻煩了開標(biāo)了發(fā)現(xiàn)投標(biāo)文件少了，找不到了，丟面子事小，外國人就會說，中國招標(biāo)會搞鬼的。小事考慮不周，也會使國家形象受到損壞。接受標(biāo)書時，專人保管投標(biāo)保函，一般由財務(wù)部門派人管理保函，沒有保函的投標(biāo)是無效的。